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Introducción

A menos que se indique algo distinto en esta Política de privacidad, esta política se considerará para aplicarla a Kronos Incorporated y nuestros afiliados, y todas las referencias a “nosotros” o “nuestro” se referirán a Kronos Incorporated y dichos afiliados.

[Nota: Debido a que hay diferencias en la forma en que la División de Gestión de Talentos de Kronos recopila y usa la información personal relacionada con los servicios que proporciona a sus clientes, Kronos ha publicado una declaración de privacidad independiente que identifica dichas diferencias. Haga clic aquí para conocer la declaración de privacidad que se aplica de forma exclusiva a la División de Gestión de Talentos de Kronos.]

1) Información personal que recopilamos

Recopilamos, procesamos o almacenamos datos de identificación personal (“Información personal”) de usted y de distintas fuentes, principalmente para proporcionar productos y servicios a nuestros clientes (de acuerdo con el contrato celebrado con ellos) y para mejorar dichos productos y servicios.

En ocasiones, recopilamos dichos datos directamente de usted cuando nos proporciona información de contacto y otro tipo de información mediante el sitio web de Kronos (un “Sitio”) o cuando nos hace una pregunta, un comentario, solicita soporte o cuando usa determinados servicios. Cuando nos proporciona Información personal de forma voluntaria, da su consentimiento para que usemos esa información de acuerdo con esta Política de privacidad. Si nos proporciona Información personal de forma electrónica, usted reconoce y acepta que dicha Información personal se puede transferir desde su ubicación actual a las oficinas y servidores de nuestras ubicaciones en Estados Unidos y otros países, de acuerdo con la ley vigente.

Además, para obtener dicha información podemos registrar la forma en que usa nuestros productos, por ejemplo a través de informes de error u otros usos de los datos. Cuando visita un Sitio, se puede recopilar cierta Información personal mediante el registro de la forma en que interactúa con ese Sitio a través de cookies o balizas web (consulte la Sección 2 a continuación para obtener más detalles). Si participa en la conversación en línea de la comunidad de Kronos sobre nuestros productos y servicios, puede optar a registrarse como participante y proporcionarnos un perfil personal, una fotografía u otra Información personal.

Kronos, al mismo tiempo que proporciona sus productos de administración de personal, procesa los datos proporcionados por sus clientes sobre sus empleados para proporcionar el beneficio completo de nuestros productos y servicios (consulte la Sección 3 a continuación para obtener más detalles). Dichos datos se recopilan de acuerdo con las instrucciones indicadas en el contrato entre Kronos, como procesador de los datos, y sus clientes.

Además, recopilamos Información personal de los solicitantes de puestos de Kronos y de nuestros empleados con el fin de llevar a cabo nuestras responsabilidades de Recursos Humanos, como contratar y realizar evaluaciones del rendimiento de los empleados, administrar el pago de nómina y los beneficios (y el registro relacionado), llenar informes de gobierno, administración y autenticación de la red de la empresa, seguridad y salud y seguridad del empleado.

2) Nuestros Sitios, cookies y tecnologías similares

Cuando usa un Sitio, podemos recibir cierta información que no lo identifica personalmente sobre su uso del Sitio. Podemos almacenar dicha información para nosotros mismos o la podemos incluir en la base de datos que mantenemos y que es de nuestra propiedad, de nuestros subcontratistas, representantes o socios de negocios. Podemos usar dicha información y mezclarla con otra información para llevar seguimiento, por ejemplo, de la cantidad total de visitas a un Sitio y los nombres del domino de nuestros prestadores de servicio de Internet de nuestros visitantes.

Al igual que la mayoría de los sitios web, también recopilamos o registramos la información específica del visitante del sitio, la que puede incluir tanto información que no lo identifica como Información personal, como el tipo de navegador del visitante, el sistema operativo que usan, su dirección IP, la información de cookies, la marca de tiempo y la información de clickstream. Estos datos se recopilan a través del uso de archivos de registro, “cookies”, “balizas web” u otras tecnologías similares. Las “cookies” son archivos pequeños que se pueden enviar a su navegador web y almacenarse en su computadora. Con las “balizas web”, cuando un visitante accede a ciertas páginas en un Sitio, se genera un aviso anónimo de dicha visita, el que nosotros podemos procesar. Las balizas web trabajan en conjunto con las cookies para informarnos qué partes de nuestros Sitios son de interés para usted y permitirnos proporcionarle la información personalizada desde nuestros Sitios. Podemos recopilar y almacenar esta información y combinarla con otra Información personal que ha proporcionado. La mayoría de los navegadores web se pueden configurar para que no acepten cookies, informar si se le envía una cookie o administrar las cookies, las balizas web y las tecnologías similares. Si desactiva las cookies, las balizas web y las tecnologías similares aún detectarán las visitas anónimas, pero el aviso que genera no se puede asociar con otra información anónima o que lo pueda identificar personalmente y se elimina.

3) Publicidad e investigación en línea

Además, usamos cookies de origen y de terceros en los esfuerzos de publicidad en línea. Cuando visita un Sitio, los terceros pueden configurar cookies en su computadora y usar dichas cookies para recopilar información sobre usted, como información sobre su computadora y la forma en que usa el Sitio. Estas partes usan dicha información para personalizar y entregarle publicidad personalizada para usted en sitios web que no pertenecen a Kronos. Para obtener información adicional sobre la publicidad conductual en línea, visite los sitios web de Network Advertising Initiative y Digital Advertising Alliance. Si quiere prevenir que terceros configuren y accedan a cookies y tecnologías similares en su computadora para fines de publicidad y otros fines, puede configurar su navegador para que administre o bloquee las cookies y dichas tecnologías.

Por último, en un esfuerzo constante por comprender y atender mejor a todos los usuarios de los servicios de Kronos, podemos llevar a cabo investigaciones sobre los datos demográficos y los intereses de los usuarios, de acuerdo con la Información personal y otra información que se nos proporciona. Esta investigación se puede recopilar y analizar sobre una base agregada y podemos compartir estos datos agregados con nuestros afiliados, representantes y socios de negocios. Esta información agregada no lo identifica personalmente.

4) No realizar seguimiento

Al igual que muchos sitios web, nuestros Sitios actualmente no responden a los encabezados “No realizar seguimiento” del navegador. Pero, puede tomar medidas para limitar el seguimiento, como borrar las cookies y tecnologías similares del disco duro de su computadora y configurar su navegador para que bloquee todas las cookies o tecnologías similares, o que envíe una advertencia antes de almacenarlas.

5) ¿Cómo usamos los datos?

Usaremos la Información personal que proporciona de forma coherente con esta Política de privacidad.

Cuando visita nuestros Sitios, podemos usar los datos de la forma descrita en la Sección 2 anterior. Puede usar todas las funciones del Sitio sin proporcionar ningún tipo de Información personal; sin embargo, es posible que no pueda usar ciertos servicios.

Si nos proporciona Información personal directamente de otra forma y por un motivo en particular, podemos usar la Información personal en relación con el motivo por el cual se proporcionó, como entregar el producto o servicio que solicitó, responder la pregunta que planteó o diagnosticar un problema de soporte técnico. Podemos usarla para enviarle avisos de productos y servicios que pueden ser importantes para usted; para prevenir, detectar o investigar actividades ilícitas o fraudulentas, o usarla de la forma que se indica cuando proporciona la información. Podemos usar esta información para comunicarnos con usted en el futuro para entregarle información sobre servicios que creemos serán de interés para usted. Cuando nos comunicamos con usted por este motivo, le daremos la oportunidad de “excluirse” para no recibir dichas comunicaciones en el futuro.

En relación con los datos de los empleados de nuestros clientes que Kronos recopila de acuerdo con las instrucciones del cliente, según se establece en nuestro contrato con el cliente, solo usaremos esos datos de empleados para proporcionar productos y servicios coherentes con dichas instrucciones.

En relación con los datos de los candidatos a puestos y los empleados de Kronos, Kronos usa dichos datos para fines de Recursos Humanos, como contratar, realizar evaluaciones del rendimiento de los empleados, administrar el pago de nómina y los beneficios (y el registro relacionado), llenar informes de gobierno, administración de la autenticación y administración de la red de la empresa, seguridad y salud, y seguridad del empleado.

6) Divulgación de su Información personal

Kronos no usará, compartirá ni distribuirá su Información personal, excepto: i) de forma interna y con sus prestadores de servicios o subcontratistas según lo exigido para entregar sus productos y servicios; ii) según lo descrito en el contrato entre Kronos y nuestro cliente; iii) según sea necesario para mantener la seguridad de nuestros productos; iv) según lo exija la ley vigente; v) o según lo que se establece en los párrafos subsiguientes de esta Sección directamente a continuación. Kronos no vende ni alquila su Información personal a terceros para fines promocionales.

Hay ciertas circunstancias en las que podemos compartir su Información personal con determinados terceros sin avisarle, como, entre otras, las siguientes:

Transferencias de negocios: : A medida que nuestro negocio crece, podemos vender o comprar negocios o activos. En el caso de venta, fusión, reorganización, disolución u otro similar en relación con toda o una parte de la empresa, activos o un Sitio, la Información personal puede ser parte de la transferencia de activos.

Prestadores de servicio, subcontratistas, representantes, socios y terceros relacionados: En ocasiones, podemos contratar a otras empresas para que realicen ciertas funciones relacionadas con el negocio. Algunos ejemplos son el envío de información por correo, el alojamiento o mantenimiento de bases de datos y el procesamiento de pagos. Cuando contratamos a un tercero para prestar un servicio o desempeñar una función, es posible que necesitemos proporcionarle acceso a cierta información personal. En ese caso, solo proporcionamos la información que necesitan para prestar el servicio o desempeñar la función específicos. Kronos es responsable de la Información personal que recibimos de usted y de las transferencias posteriores a un tercero, de acuerdo con la ley de privacidad vigente. Seguiremos siendo responsables si un tercero al que hagamos partícipe de procesar la Información personal en nuestro nombre lo hace de forma poco coherente con la ley vigente, a menos que podamos probar que no somos responsables de las actividades o circunstancias que son la causa de la reclamación.

Además, podemos compartir información con socios terceros que revenden nuestros productos y servicios o proporcionan servicios de valor agregado. Podemos ofrecer, de forma independiente o en conjunto con terceros, seminarios web, notas del producto u otros servicios relacionados con nuestras ofertas o servicios. Podemos compartir su información de contacto e intereses de productos en estas ofertas o servicios con terceros, para que ellos se comuniquen con usted.

Requisitos legales: Además, podemos divulgar su Información personal si así lo exige la ley o si se cree de buena fe que dicha medida es necesaria para (i) cumplir con una obligación legal; (ii) proteger y defender nuestros derechos de propiedad; (iii) actuar en circunstancias de urgencia para proteger la seguridad personal de los usuarios de un Sitio o del público; o (iv) proteger contra la responsabilidad legal.

7) Acceso a y control de los datos personales

Cuando visita nuestros Sitios, puede usar todas las funciones del Sitio sin proporcionar ningún tipo de Información personal, pero es posible que no pueda usar ciertos servicios. (Puede obtener información sobre cómo las cookies y tecnologías similares recopilan datos en nuestros sitios en la Sección 2 anterior). Siempre puede escoger si quiere recibir correos electrónicos promocionales, mensajes SMS, llamadas telefónicas y correo postal de Kronos. De lo contrario, si se comunica con Kronos directamente, puede controlar el tipo de Información personal que proporciona a Kronos.

Los empleados de los clientes de Kronos deberían comunicarse con la persona correspondiente dentro de la organización de su empleador con quien tienen una relación de negocios, para comprender, acceder, cambiar o controlar el tipo de información de los empleados que proporciona el empleador a Kronos, para que Kronos pueda proporcionar sus productos y servicios al empleador.

Kronos toma medidas razonables para garantizarse a sí mismo que la información de quienes solicitan trabajo en Kronos y la información de los empleados de Kronos que posee son correctas. Las personas que solicitan trabajo y los empleados de Kronos deberían comunicarse con el miembro de Selección de personal o con el contacto de Recursos Humanos, si corresponde, para comprender, acceder, cambiar o controlar la Información personal que se ha proporcionado a Kronos en la solicitud de trabajo o contexto de empleo.

8) Exclusiones

Esta Política de privacidad no se aplicará a ninguna información que no se haya solicitado y que usted nos proporcione a través de nuestros Sitios o por otros medios. Esto incluye, entre otros, información publicada en áreas públicas de nuestros Sitios, como en la comunidad de Kronos, tableros de anuncios, cualquier idea para un producto nuevo o modificaciones a servicios existentes y otros envíos que no se han solicitado, como todo el Contenido del usuario, de acuerdo con cómo se define este término en nuestros Términos de uso vigentes (en conjunto, “Información que no se ha solicitado”). Toda la información que no se ha solicitado se considerará como no confidencial y tendremos la libertad de reproducir, usar, divulgar y distribuir dicha Información que no se ha solicitado a otros sin limitaciones ni atribuciones. Además, tenga presente que la información personal u otra información que usted proporcione, que se muestre en su perfil en línea disponible para el público o que se publique en los foros de nuestros Sitios, se mostrará a otros de forma visible y, por lo tanto, no estará sujeta a los términos de esta Política de privacidad. No podemos ni seremos responsables de lo que terceros hagan con la información personal o con otra información que esté disponible al público por su propia opción. Como tal, le aconsejamos que tenga sumo cuidado cuando determine qué información personal u otra información escoge dejar disponible de forma pública.

9) Niños

No recopilamos, a sabiendas, información personal de niños menores de 13 años de edad. Si es menor de 13 años de edad, no envíe ningún tipo de Información personal a Kronos. Si tiene motivos para creer que un niño menor de 13 años de edad ha proporcionado Información personal a Kronos, comuníquese con nosotros y haremos todo lo posible para borrar esa información de nuestras bases de datos.

10) Vínculos a otros sitios web

Nuestros Sitios pueden formular o contener referencias o vínculos a otros sitios web que no son de propiedad de Kronos ni operados o controlados por Kronos, y sus políticas de privacidad pueden ser distintas a las nuestras (los “Sitios externos). Kronos no es responsable de las políticas de privacidad y procedimientos de los Sitios externos, y las políticas de privacidad y los procedimientos que describimos aquí no se aplican a los Sitios externos. Recomendamos que lea y entienda las políticas de privacidad de los Sitios externos.

11) Seguridad

Tomamos las medidas comercialmente razonables para proteger la información personal proporcionada a Kronos de pérdida, mal uso y acceso no autorizado, divulgación, modificación o destrucción. No obstante, ninguna transmisión por Internet o correo electrónico está totalmente segura o libre de error. En particular, es posible que los correos electrónicos enviados a o desde Kronos no sean seguros. Por lo tanto, debería tener especial precaución cuando decide qué tipo de información nos envía por correo electrónico. Tenga esto presente cuando nos divulgue información personal a nosotros o a nuestros prestadores de servicio de forma electrónica. Los usuarios de nuestros Sitios y de los servicios en línea son responsables de mantener la seguridad de sus contraseñas, nombres de usuario o identificaciones, u otra forma de autenticación necesaria para acceder a las áreas o servicios seguros. Podemos suspender su acceso al Sitio o a uno de nuestros servicios sin aviso y en espera de nuestra investigación, en caso de que se sospeche de una infracción de seguridad.

12) Cambios a nuestra Política de privacidad

En ocasiones, puede ser necesario que hagamos cambios a esta Política de privacidad. En consecuencia, nos reservamos el derecho de actualizar o modificar esta Política de privacidad en cualquier momento y de vez en cuando sin aviso previo. Revise esta política constantemente y en especial antes de que nos proporcione información personal. La divulgación continua de su información personal a nosotros después de algún cambio o modificación a esta Política de privacidad indica su acuerdo con los términos de dicha Política de privacidad.

13) Comunicación con nosotros

Puede comunicarse con nosotros si tiene alguna pregunta relacionada con esta Política de privacidad o con nuestras prácticas de información, o si tiene una pregunta relacionada con el manejo de su información personal a: [email protected] o por correo postal a Privacy Officer, Kronos Incorporated, 900 Chelmsford Street, Lowell, MA 01851.

14) Protección de la seguridad y otros mecanismos de cumplimiento

Kronos cumple con el Marco de Protección de la Privacidad de la UE y de EE. UU., según lo publicado por el Departamento de Comercio de EE. UU., que abarca el uso y la retención de información personal transferida desde la Unión Europea hasta Estados Unidos. Kronos ha autocertificado su cumplimiento con la Protección de la Privacidad del Departamento de Comercio. En caso de que se produzca algún conflicto entre los términos de esta Política de privacidad y los Principios de Protección Personal en relación con nuestro compromiso con la protección de los datos personales cubierta por la Protección de la Privacidad, los Principios de Protección de la Privacidad tendrán prioridad. Para ver la certificación de Protección de Privacidad de Kronos ingrese a www.privacyshield.gov. Además, Kronos mantiene su compromiso con el Marco de Puerto Seguro entre EE. UU. y Suiza, y sus principios. Además, recibimos y procesamos algunos datos de los clientes que operan en la Unión Europea y nos transfieren datos mediante otros mecanismos de cumplimiento, como los acuerdos para procesar datos, en conformidad con las Cláusulas Contractuales Estándar de la UE.

Kronos lo insta a comunicarse con nosotros si tiene alguna queja relacionada con la Protección de la Seguridad o con la privacidad en general. Para aquellas quejas relacionadas con la Protección de la Privacidad que no podamos resolver de forma directa, Kronos coopera con las autoridades de protección de datos (DPA, por sus siglas en inglés) de la UE. Comuníquese con nosotros para que lo derivemos a la oficina de DPA correspondiente y le demos la información de contacto pertinente. Las DPA investigarán y trabajarán con Kronos y con usted para resolver las quejas de Protección de la Privacidad pendientes, de acuerdo con los Principios de Protección de la Privacidad. Una opción de arbitraje vinculante también estará disponible para atender las quejas que no se resuelvan por otros medios. Kronos está sujeto a los poderes de la autoridad policial y de investigación de la Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés).

 

Declaración de privacidad para la División de Gestión de Talentos de Kronos

Productos de Workforce Acquisition™

Propósito de esta Declaración de privacidad: La siguiente declaración establece las políticas y las prácticas de privacidad de la División de Gestión de Talentos de Kronos (Kronos TMD, por sus siglas en inglés), que son distintas a la Política de privacidad relacionada con los productos de Workforce Acquisition de Kronos TMD. Esta Declaración de privacidad se aplica a la recopilación, el uso y la de la información que lo identifica personalmente de acuerdo con los términos de nuestros contratos con los clientes para dichos productos. Su uso continuo de los sitios web de Kronos TMD constituye su aceptación de todos dichos términos, condiciones y avisos proporcionados en esta Declaración de privacidad, y su consentimiento a la recopilación, el uso, la divulgación y la retención de la Información personal de acuerdo con esta Declaración de Privacidad.

Información personal: Si solicita empleo a uno de nuestros clientes a través de un sitio web hospedado por Kronos TMD, el empleador y Kronos TMD recopilarán su Información personal para su uso en relación con el proceso de solicitud, entrevista y contratación (incorporación). Esta información puede incluir, entre otras cosas, su nombre, dirección física y de correo electrónico, otra información de contacto, número del Seguro Social (en Canadá, no se recopila el número del Seguro Social), antecedentes laborales previos y otra información de antecedentes. Esta información la usarán el empleador y Kronos TMD para fines como evaluar su idoneidad para el empleo con el empleador y sus sucursales o afiliados, llevar a cabo una investigación de antecedentes, verificar su información, realizar evaluaciones y llevar registros de las estadísticas relacionadas con el empleo y quienes solicitan empleo para cumplir con las obligaciones legales o, según sea razonablemente necesario o aconsejable, para defender o imponer los derechos legales o los intereses de negocios de Kronos TMD, sus usuarios, clientes o afiliados, o para dichos otros fines que se identificaron en el momento de recopilación de la información o antes, o para los que haya dado su consentimiento de vez en cuando. Durante el transcurso del proceso de solicitud, es posible que esta información también se divulgue a otros como empresas que participan en la realización de las investigaciones de antecedentes o en la verificación de la precisión de la información que contiene su solicitud; organismos de gobierno que evalúan el proceso de solicitud; terceros proveedores que ayudan al empleador en la realización de sus funciones de negocio. Esta información también está sujeta a divulgación, según lo exija la ley. Kronos TMD también puede divulgar Información personal a las compañías de seguros o a otros profesionales legales, financieros o de asesoramiento, o relacionados con una organización, venta, fusión, cambio de control, transferencia de activos u otras transacciones de negocios.

El seguimiento de la información de las visitas a los sitios hospedados por Kronos TMD, sitios de referencia e identificadores únicos asociados a las solicitudes de empleo llenadas, también se pueden compartir con terceros que asesoran a los proveedores de publicidad retenidos por el empleador para medir la eficacia de la publicidad. Los sitios hospedados por Kronos TMD no modifican su conducta como resultado de las configuraciones de “No realizar seguimiento” en los navegadores web, pero no recopilan información sobre los hábitos del navegador de un usuario con el tiempo, excepto del sitio de referencia y la actividad en los sitios hospedados por TMD.

Transiciones de negocios: En el caso de que Kronos TMD atraviese una transición de negocios, como una fusión, adquisición por parte de otra empresa o venta de una parte de sus activos, la información personal de los usuarios será parte, en la mayoría de los casos, de los activos transferidos y Kronos TMD proporcionará los datos recopilados a los organismos judiciales si así lo exige la ley, un tribunal u otra acción gubernamental.

Sitio de escritorio o consola: Los productos de escritorio o consola del gerente de contratación son aplicaciones de software en web privadas y protegidas por contraseña usados por nuestros clientes para supervisar el proceso de contratación. Durante el transcurso normal de los procesos de negocio, los clientes que usan nuestros productos de escritorio o consola pueden necesitar ingresar información adicional sobre quienes solicitan trabajo o los empleados contratados con los sistemas de supervisión de contratación de Kronos TMD. Los datos de quienes solicitan trabajo o del empleador se pueden transmitir, a través de los productos de escritorio o consola, a distintas ubicaciones o sucursales dentro de la misma empresa. Esto permite que las solicitudes de empleo estén disponibles en distintas ubicaciones de la misma empresa cuando corresponda. Los datos de quienes solicitan trabajo los pueden ver el personal autorizado de Kronos TMD para apoyar la solicitud y las necesidades administrativas de quienes buscan trabajo y de nuestros clientes. Por ejemplo, si hay un problema o un error en una solicitud de empleo, los miembros del equipo de desarrollo o del Departamento de Servicio al Cliente de Kronos TMD pueden revisar las solicitudes para ayudar a resolver el problema.

Mantenimiento de los códigos y contraseñas de reinicio: Para las aplicaciones web donde usted crea un código y una contraseña de reinicio, es su responsabilidad exclusiva mantener la confidencialidad de su contraseña. Usted tiene la responsabilidad exclusiva de cualquiera y todas las actividades en las que participa con su cuenta. Kronos TMD no será responsable de ninguna pérdida en la que pueda incurrir como resultado de que otra persona haya usado su contraseña, ya sea con o sin su conocimiento. Usted podría ser responsable de las pérdidas incurridas por Kronos TMD u otra parte debido a que otra persona ha usado su contraseña. No puede usar la contraseña de nadie más en ningún momento. Kronos TMD no es responsable de los datos que se pierden o modifican, ni de ningún dato que ingrese y envíe a los empleadores. Kronos TMD no es responsable en el caso de que alguien que solicita trabajo no sea contratado para un puesto.

Aviso especial de los candidatos de Canadá: Se puede almacenar y acceder al a información recopilada a través de este sitio web desde fuera de Canadá (como desde Estados Unidos). Tenga presente que los números del Seguro Social no se recopilarán durante el proceso de solicitud para quienes solicitan trabajo en Canadá.

 

Fecha de modificación de la Política de privacidad de Kronos: 09-28-2016