Volkswagen
Descargar Versión para imprimir
Volkswagen de México reduce costos con Workforce Timekeeper.
Volkswagen de México, una filial del grupo Volkswagen AG, atiende a los mercados de América del Norte y México, principalmente. Pionera en la implementación de tecnología en procesos productivos, esta empresa cuenta con un paulatino y continuo crecimiento. Desde la construcción de su centro de producción en la ciudad de Puebla, la compañía encabeza los principales segmentos de vehículos hasta llegar a ser hoy en día uno de los fabricantes más reconocidos. Sus productos, incluyendo el Nuevo Beetle y el Jetta, se exportan a casi todo el mundo.
Volkswagen de México capturaba la información laboral y procesaba la nómina de forma manual. Este sistema producía errores de pago y altos costos laborales innecesarios. El compromiso de Volkswagen de México por contribuir a la mejora de la productividad y control de personal los llevó a implementar una solución acorde a sus necesidades para una población de más de 11 mil técnicos.
Problemas que requieren soluciones.
Desde sus inicios, en 1964, Volkswagen de México realizó el registro del pago semanal del personal utilizando tarjetas de cartón y relojes análogos, factor que trajo como consecuencia una serie de fallas normales de operación y graves problemas de alteraciones intencionales en la información de las tarjetas semanales de asistencia.
“Las fallas en el sistema representaban un margen de error del 0.53%. De primera instancia, esto no parece significativo, pero con más de 11,000 empleados, el margen de error puede originarnos gastos adicionales muy importantes”, explica Francisco Lara, gerente de Administración de Personal y Nóminas de Volkswagen de México.
“Las alteraciones más recurrentes eran el cambio en las tarjetas de las horas de entrada cuando había retardos, alteración de tarjetas habiendo faltas injustificadas, autorización de tiempos extras no trabajados, pérdida de credenciales cuando había faltas o retardos, y daño en ellas para evitar descuentos en días con retardo”, comenta Francisco Lara.
Debido al alto volumen de personal técnico en Volkswagen de México y su dinamismo en el horario de trabajo, se generaban cada semana un promedio de 9 mil movimientos a capturar manualmente, los cuales se obtenían del análisis de cada tarjeta de asistencia. “No teníamos el suficiente control sobre el proceso”, dice Agustín Salas, gerente de Administración de Personal INFODE y Sistemas de la planta con sede en Puebla. “Como resultado, se presentaban autorizaciones fraudulentas, pérdida de tiempo productivo y disminución de la productividad, altos gastos laborales innecesarios, al igual que elevados costos de papelería”, añade Agustín Salas. A los problemas de control y operación del personal que labora en Volkswagen de México se agregaba la poca facilidad en la obtención de estadísticas que requería la Gerencia para contemplar costos y requerimientos laborales. Era tiempo para una nueva solución de administración de asistencias.
Kronos, una solución integral.
En enero de 1999 dio inicio la búsqueda de una solución definitiva a los problemas de los pagos indebidos en las nóminas semanales del personal técnico y los constantes errores que se generaban semanalmente.
Después de una búsqueda exhaustiva, Volkswagen de México seleccionó a Kronos de México y su solución Workforce Timekeeper™ que automatizó de manera exitosa el proceso de control de asistencia mediante lectores inteligentes de códigos de barras y credenciales plásticas.
Workforce Timekeeper rinde frutos de forma inmediata.
Iniciando con un programa piloto que rápidamente se expandió en toda la planta, el proyecto de Kronos para Volkswagen de México a la fecha ha logrado obtener los resultados positivos propuestos en el estudio costo-beneficio, donde destaca el ahorro de 590 mil dólares anuales por concepto de manejo de personal, constante que significa un retorno de inversión promedio de máximo 2 años posteriores a la migración.
La parte técnica de producción obtuvo seguridad en los registros de asistencias, contabilización correcta del tiempo, eliminación de robo o extravío de credenciales, eliminación de errores de pago y credencial de uso múltiple junto con la eliminación de las tarjetas de cartón. En el caso de los coordinadores y oficinas centrales de producción se alcanzó la automatización del sistema de administración de asistencia, mayor productividad del personal y puntualidad en los pagos de los trabajadores. También se puede añadir el control estadístico que expone desarrollos como acceso inmediato a reportes e información gerencial, verificación y control de horarios que a la larga deja opción para administrar de forma perfecta turnos distintos e incrementar la productividad general de la compañía.
“La gerencia de producción disminuyó la posibilidad de autorizaciones a pagos indebidos”, informa Agustín Salas. “La parte vital del proyecto, el área de administración de personal, nómina y asistencia, nos permitió reducir el margen de reclamaciones, tener mayor control sobre la información de pagos, crear transparencia en la operación semanal del proceso de nóminas, y eliminar la emisión de credenciales y etiquetas”.
“Workforce Timekeeper elevó de forma inmediata la calidad de los servicios al personal técnico de Volkswagen de México y apoyó las estrategias sobre estabilidad laboral y promoción de la implantación de soluciones tecnológicas de vanguardia en el área de recursos humanos de la empresa, obteniendo resultados tangibles en un periodo de tiempo muy corto que fortalecieron toda la parte de relaciones laborales, contrato colectivo, administración de personal y servicios sociales,” aseveró Francisco Lara, responsable de la implementación de la mayor parte de la solución Kronos.
Volkswagen de México ve hacia el futuro.
Al cumplir un año de registrar la información de la población técnica en la solución de Kronos, Volkswagen de México considera que los beneficios se rebasaron. “Los ahorros planeados se obtuvieron de forma inmediata debido a las diversas derivaciones del descuento en rubros retroactivos calculados por justificaciones sindicales extemporáneas que impactaron significativamente en las prestaciones contractuales y que por falta de información confiable se pagaban con menor exactitud”,concluye Agustín Salas. Adicionalmente se marca el punto de inicio del control total del área técnica cuya parte consolida el modelo contable llamado Activity Based Costing (ABC) como una herramienta para determinar exactamente el costo de la mano de obra en horas por proceso productivo, elemento que no se podía obtener con el anterior registro de personal.
Es así como Volkswagen de México se posiciona como empresa líder en la implementación de sistemas laborales que incrementan la productividad de las empresas que requieren un control eficaz de su fuerza laboral para mejorar la calidad en sus servicios.
Beneficios del proyecto.
“Workforce Timekeeper elevó de forma inmediata la calidad de los servicios al personal técnico de Volkswagen de México y apoyó las estrategias sobre estabilidad laboral y promoción de la implantación de soluciones tecnológicas de vanguardia en el área de Recursos Humanos de la empresa obteniendo resultados tangibles en un periodo de tiempo muy corto que fortalecieron toda la parte de relaciones laborales, contrato colectivo, administración de ersonal y servicios sociales”. -- Francisco Lara, Gerente de Administración de Personal y Nóminas, Volkswagen.
• Resultados positivos propuestos en el estudio costo-beneficio.
• Ahorro de 590 mil dólares anuales por concepto de manejo de personal.
• La gerencia de producción disminuyó la posibilidad de autorizaciones a pagos indebidos.
• Seguridad en los registros de asistencias, eliminación de errores de pago.
©2009, Kronos Incorporated. Kronos, el logotipo de Kronos y Workforce Central son marcas comerciales registradas, y Workforce Timekeeper es una marca registrada de Kronos Incorporated o de una compañía relacionada. Todos los demás
productos y nombres de empresas mencionados se utilizan solamente para su identificación y pueden ser marcas registradas de sus respectivos titulares. Todas las especificaciones están sujetas a cambio. Reservados todos los derechos.