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Chedraui

CHEDRAUI, mejora la administración de su fuerza laboral, gracias a “Workforce Timekeeper” de Kronos.

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Grupo Chedraui se fundó en la década de los 20, en la ciudad de Xalapa, Veracruz. Abriendo la primera
tienda de autoservicio CHEDRAUI, en agosto de 1970, fecha en que se conmemora el aniversario del grupo
como marca. Su crecimiento al día de hoy se estima en 142 tiendas y más de 26,000 colaboradores en
total del Grupo.

En los autoservicios de CHEDRAUI, el proceso general es compra - venta de mercancía, por medio de la
cadena de suministro-distribución, proceso de recepción, registro y mercadeo, hasta la salida a punto de
venta.

Convencidos de que los procesos de administración de asistencia, pago de nómina y cobertura oportuna de
plazas en caso de ausentismo, es una tarea clave en las unidades de negocio, el Grupo Chedraui busca
proveedores expertos en esta rama, con la finalidad de mantener y mejorar el desempeño en sus tiendas
con el menor costo posible.


Implementando “Workforce Timekeeper”

El primer acercamiento entre Grupo Chedraui y Kronos se dio en 2004 y durante un proceso de
negociaciones se logra concretar el proyecto en 2007 iniciando con la implantación del módulo
“Workforce Timekeeper”

“La eficiencia en el control de tiempo y asistencia de Kronos llevó a Chedraui a cubrir plazas en tiempo
oportuno, compartir la gestión con las jefaturas de departamento y atender a necesidades inmediatas por
cada punto de venta” Comenta el Lic. Juan Ramón Arriaga, Gerente Corporativo de Planeación y Desarrollo
en Recursos Humanos, de Grupo Chedraui.

Uno de los beneficios que identificó Grupo Chedraui en KRONOS fue un mayor control en la administración
de la fuerza laboral, como ejemplo hoy en día la cadena de mando de las tiendas cuentan con herramientas
que le ayudan a la toma de decisiones, para cubrir ausencias, disminuyendo el costo por tiempos extras,
inversión de menor tiempo para captura de nómina,

Al respecto, el Lic. Arriaga nos señala: “Con esta plataforma los supervisores comprendieron que no es una
tarea exclusiva de Recursos Humanos, el mantener un control sobre las horas laboradas, el ausentismo y
niveles de productividad de sus empleados. El jefe de departamento comprendió la importancia de una
planeación de actividades en su área, con el personal correcto para cumplir con la calidad de servicio que
identifica a las tiendas Chedraui”.


Kronos acompaña al administrador de Recursos Humanos en tiempo, lugar y forma facilitando:

• Control de asistencias.

• Reporte de incidencias en tiempo para que cada jefe de área tome decisiones que eficienten
su productividad y desempeño.

• Pago justo del tiempo productivo.

“En Chedraui, el control de la asistencia era totalmente manual, con relojes checadores y
tarjetas de cartoncillo. El colaborador llegaba a la tienda, tomaba la tarjeta, checaba, firmaba
e ingresaba. El reporte manual del jefe de vigilancia registraba las incidencias del día anterior
que al final se convertía en el récord anual de asistencia vaciado en un Kardex por el Jefe de
Recursos Humanos, donde se reflejaba el control de los mecanismos de aseguramiento del
cumplimiento de las políticas”.

Para 2008, la firma hizo diversos proyectos en Recursos Humanos. Implementaron KRONOS
y People Soft ™, como sistema de administración de Recursos Humanos y nómina, y un
administrador de capacitación. Visualizando a corto plazo adicionar KRONOS for Retail ™. En
febrero de ese año, los servicios de KRONOS, se introdujeron en todas las tiendas, volviéndose
el único sistema de registro.



“El proceso que implica tener una nómina a periodo cerrado, permite la toma de decisiones oportunas. El tiempo dedicado en la realización de reportes se ha visto reducido. KRONOS, nos ha facilitado este proceso, ahorrando tiempo en el cierre de nómina, reduciendo costos e incrementando la productividad. Los beneficios se vuelven angibles, justificando la inversión que hemos realizado”.

Mayor Productividad en Menor Tiempo

Los cambios siempre generan actitudes de rechazo e indeferencia en las organizaciones. Chedraui no fue la excepción. “Debemos reconocer el esfuerzo que implica enfrentarse a un nuevo programa de evaluación que constantemente genera información para evaluar nuestro desempeño. Si bien el cambio impactó, somos conscientes de que KRONOS es una herramienta laboral que nos ha facilitado muchos procesos a nivel interno.

La facilidad de contar con licencias de KRONOS, de acuerdo a las exigencias del negocio, así como apoyo para las futuras aperturas de Grupo Chedraui, nos ha generando una visión a largo plazo, traducida en Mayor Productividad a Menor Tiempo.

“Tenemos pleno conocimiento de cuánto trabaja la gente, así como el control del tiempo adicional. Sabemos cuánto se le está pagando a las personas las horas reales y el porcentaje de tiempo, porque le dimos una configuración ad-hoc a la funcionalidad de KRONOS, todo bajo los lineamientos de pago justo”


Soluciones KRONOS ™

Grupo Chedraui realizó un programa de capacitación en 16 plazas, cubriendo en tres meses, 120 sucursales, resultando en 23,000 empleados capacitados.

“La clave fue la oportunidad de la información, para un negocio tan dinámico que día a día cambia. Por ejemplo, el año pasado se abrieron cuarenta tiendas, la dinámica de crecimiento del Grupo y la competitividad frente al resto de las cadenas, obliga a Recursos Humanos a convertirse más que en administrador o hacedores de nómina, en socios estratégicos del negocio, facilitando la toma de decisiones a la cadena de mando”.

Hoy la gestión es del jefe directo por la complejidad en los horarios de servicios y en algunos casos, el horario de apertura es de 7 de la mañana a 12 de la noche. Antes la administración y supervisión se complicaba para el jefe de Recursos Humanos por el volumen de información manual que se tenía que validar, hoy en día Kronos ha permitido que se comparta la gestión para que en caso de ausencia de una persona se apoye en sustituir o cubrir un puesto clave. el jefe de departamento, tiene acceso a KRONOS, captura sus horarios de trabajo y el colaborador puede ver sus horarios desde el equipo biométrico.

“La seguridad en la autentificación del personal es importante, ya que es un registro único donde se accede con la tarjeta de identificación y su huella, gracias a la herramienta biométrica. En cada gafete existe un código de barras, donde se codifica una clave con irrepetible, el cual desliza en la ranura del biométrico y permite continuar con la captura de la huella dando sentido de confiabilidad y eficacia”.

La solución de KRONOS, permite una participación constante: “levantar la mano” y decir “me hace falta una persona, soliciten refuerzos y en ese momento se tomen las decisiones”. “La tienda se vuelve un mundo complejo entre 8 y 10 mil metros cuadrados donde necesitas saber claramente quien está presente en este momento. Se requiere dar total certidumbre a los colaboradores que trabajan en el Grupo, acerca de los pagos de nómina el día de quincena sin necesidad de aclarar faltas, permisos, y sin la fila interminable de aclaraciones. Hoy, tanto el jefe como su subordinado están consientes de que lo que está ahí es lo correcto, la gente está totalmente conforme con lo que está cobrando, como resultado de su productividad, lo que impulsa también a su desarrollo profesional”.


Workforce Timekeeper interactúa fácilmente con otras soluciones informáticas.

El sistema Kronos en Chedraui, tiene una convivencia de intercambio de información con el sistema de administración de Recursos Humanos y nómina People Soft y el módulo Labor Management (medición de productividad del sistema Manhattan), en los centros de distribución.

La comunicación es en línea lo cual mantiene actualizadas en tiempo real las autorizaciones de entrada y salida de colaboradores, así como la medición del tiempo real de trabajo.


SOBRE EL GRUPO

El Lic. Juan Ramón Arriaga, cuenta con 1 año desempeñándose como Gerente de Planeación y Desarrollo de Recursos Humanos, en Grupo Chedraui. Con un trayectoria de 18 años dentro de la compañía especializándose en todos los puestos que cubre esta área. Hace tres años que conoce KRONOS.

Grupo Chedraui cuenta con alrededor de 26,t000 colaboradores, divididos en diversas compañías, de las cuales, la actividad principal está basada en las tiendas de Autoservicio, negocio clave donde tienen desarrollada la solución de KRONOS.


Beneficios del proyecto

“La eficiencia en el control de tiempo y asistencia de Kronos llevó a Chedraui a cubrir plazas en tiempo oportuno, compartir la gestión con las jefaturas de departamento y atender a necesidades inmediatas por cada punto de venta”

Lic. Juan Ramón Arriaga, Gerente Corporativo de Planeación y Desarrollo en Recursos Humanos

• Mayor aprovechamiento de plantilla laboral.

• Reducción de horas programadas con base a productividad (ausentismo)

• Integración de equipos de trabajo.

• Planeación de actividades con base a objetivos.

 


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